خامسا: آلية الفحص والرد على الشكوي:.

تقوم سكرتيرة الجودة بمكتب العميد بالتالي:

1. تجميع الشكاوى من البريد الألكترونى وصندوق الشكاوي بالكلية كل أسبوع.

2. تسجيل الشكوى في سجل الشكاوى وتفريغ البيانات الواردة بها.

3. وضع رقم مسلسل للشكوي، مع إعطاء كل وثيقة مرفقة بالشكوى نفس رقم الشكوى المسلسل.

4. وفي حالة الشكاوى من مجهول تسجل في سجل خاص ولا يتم إهمالها وإعطاءها رقما مسلسلا يضاف إليه عبارة مجهول ويتم دراستها وللاستفادة ما أمكن من محتوياتها من قبل لجنة الاقتراحات والشكاوى وتحفظ .

5. تقسيم المقترحات والشكاوي إلي اربعة مجموعات رئيسية لتقديمها إلي الجهات المختصة:

- شكاوي الطلاب إلي لجنة شئون الطلاب.

- شكاوي الجهاز الإداري والعاملين إلي لجنة العاملين وعميد الكلية.

- شكاوي أعضاء هيئه التدريس والهيئة المعاونة إلي وكيل الكلية المختص.

- شكاوي أخري.

يقوم أعضاء اللجنة بالآتي:

1. فحص الشكوي ويتم معاملة الشكوى بكل جدية وشفافية وحيادية مع ضمان عدم التأثيرعلى طبيعة العلاقة مع مقدم الشكوى سواء كانت خارجية أو داخلية.

2. مناقشة رد جهة الاختصاص ثم كتابة قرار اللجنة ورفعه الى سيادة عميد الكلية.

3. متابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت بشأن الشكوي.

  يتم إعلام مقدم الشكوي بالقرارات أو الحلول التي تم التوصل إليها وذلك عن طريق أحد الوسائل التالية :

1. الاتصال الشخصي بصاحب الشكوي مباشرة .

2. عن طريق الانترنت في حالة إمداد اللجنة ببريده الإلكتروني E- mail.

3. عن طريق لوحة خاصة باللجنة في حالة الشكاوي العامة.

- إذا كان صاحب الشكوي لايزال غير راض فينبغي أن يحدد كتابة أسباب عدم رضاه ويرسلها إلي لجنة تلقي الشكاوي عن طريق الصندوق بحيثيات عدم رضاه. وعلى اللجنة أن تناقش اسباب عدم الرضا.

- إذا كانت الشكوي تحتاج لمزيد من الدراسة أو لوحظ تكرارها فيتم عرضها علي اللجان المختصة التابعة لمجلس الكلية مثل لجنة شئون التعليم والطلأب ولجنة الدراسات العليا في ذات الشهر لتتخذ قرارا بشأنها يتم رفعه لمجلس الكلية