القواعد التنظيمية

Pour le bon déroulement des examens de l'année universitaire 2009/2010

Afin d'assurer le bon déroulement des examens dans les facultés et instituts de l'université, les règles suivantes doivent être respectées :

Premièrement : Responsable des examens :

Le président de l'université approuve la composition des commissions d'examen sur proposition du vice-président concerné. Le doyen (ou son représentant) est responsable des examens pour la faculté ou l'institut et doit constituer les commissions nécessaires à l'organisation du processus d'examen à chaque étape et en superviser le déroulement.

Deuxièmement : Étapes des examens :

A. Le vice-doyen de la faculté concernée dirige les différentes étapes des examens.

Les commissions à chaque étape sont principalement composées de professeurs, d'assistants d'enseignement et de personnel de la faculté ou de l'institut. En cas d'indisponibilité de ces derniers, des membres d'autres facultés et instituts de l'université peuvent être recrutés.

B. Participation des assistants d'enseignement :

Le nombre d'assistants d'enseignement et de chargés de cours intervenant activement dans la faculté du début à la fin de l'année universitaire, compte tenu des spécificités de chaque faculté ou institut, est déterminé par décision du doyen.

Les chargés de cours ne sont pas autorisés à participer à la surveillance des examens des matières relevant de leur domaine de spécialisation. C- Pour 25 étudiants, il doit y avoir un surveillant, à condition que le nombre de surveillants dans l'amphithéâtre ne soit pas inférieur à deux, même si le nombre d'étudiants est inférieur à 25, avec une réserve de 10 % du nombre total de surveillants en cas d'urgence.

Troisièmement : Règles d'organisation :

1. Le calendrier des examens sera communiqué aux étudiants au moins quinze jours avant le premier jour des examens et ne pourra être modifié après cette communication.

2. Toutes les séances d'enseignement et de révision se termineront au plus tard dix jours avant le début des examens.

3. Les questions d'examen porteront exclusivement sur la matière enseignée pendant le cours.

4. Le doyen de la faculté convoquera une réunion avec les vice-doyens, les responsables des commissions d'examen et le directeur administratif de la faculté afin de définir les modalités d'examen, de donner des instructions et de répondre à toute question ou demande de clarification.

5. L'enseignant du cours doit être présent pendant toute la durée de l'examen et être prêt à répondre à toute question relative au sujet d'examen, à la demande du responsable de la commission d'examen, pendant une durée n'excédant pas quinze minutes.

6. L'enseignant du cours ou la personne responsable de l'élaboration du sujet d'examen doit remettre le sujet d'examen au doyen de la faculté, ou à son représentant, dans une enveloppe scellée et signée par le doyen, au moins une semaine avant l'examen. - Les questions d'examen doivent être imprimées ou photocopiées le matin même de l'examen. Si cela s'avère impossible, elles doivent l'être au plus tard la veille, dans la limite des moyens et des ressources de l'établissement.

- Le responsable du cours ou son représentant désigné doit être présent lors de l'impression ou de la photocopie des questions.

Les questions doivent être disponibles ou prêtes à être distribuées au moins dix minutes avant le début de l'examen.

7. Les copies d'examen doivent être tamponnées d'un cachet spécial préparé à cet effet par l'administration de l'établissement. Ce cachet doit mentionner la date et l'heure de l'examen. Les copies doivent être tamponnées le jour de l'examen ou au plus tard la veille.

8. Il est recommandé de sélectionner avec soin les surveillants et de veiller à ce qu'ils soient en nombre suffisant afin de garantir le bon déroulement et l'exactitude de la surveillance.

Les chargés de cours et les assistants d'enseignement peuvent être affectés à la surveillance d'examens dans un autre établissement, à la demande de leur établissement d'origine et avec l'accord de leur établissement d'origine.

9. Le responsable de chaque jury d'examen ou le membre du corps professoral désigné doit signer les copies d'examen afin d'empêcher l'introduction de copies provenant de l'extérieur du lieu d'examen. 10. Le responsable de chaque jury d'examen procède au comptage des copies distribuées aux étudiants présents, vérifie le nombre de copies restantes et compare ce nombre à celui reçu avant l'examen. Le comité de surveillance des examens confirme l'exactitude de ce comptage au regard des statistiques de présence et d'absence.

11. Un espace suffisant doit être maintenu entre les étudiants dans les salles d'examen, avec une distance minimale d'un mètre de chaque côté.

12. Toutes les commodités nécessaires doivent être mises à la disposition des étudiants pendant les examens, notamment de l'eau fraîche et une ventilation adéquate.

13. Les membres du personnel autorisés travaillant dans les salles d'examen doivent être clairement identifiés par un signe distinctif approuvé par l'établissement. Ils ne sont pas autorisés à entrer ou à sortir de la salle d'examen après le début de l'épreuve, quel qu'en soit le motif.

14. Les étudiants ne sont pas autorisés à entrer dans la salle d'examen plus d'une demi-heure après le début de l'épreuve, à condition qu'aucun étudiant n'ait quitté la salle, sous réserve de l'appréciation du doyen de la faculté. 15. Il est interdit aux étudiants d'apporter des livres, des notes de cours ou tout autre matériel, notamment des téléphones portables et autres appareils de communication, dans la salle d'examen. Toute infraction à cette règle entraînera des sanctions disciplinaires.

16. Tout étudiant qui prend la parole pendant l'examen recevra un avertissement écrit. En cas de récidive, sa copie sera confisquée et il sera exclu de la salle d'examen par le responsable du jury.

17. Les étudiants ne sont pas autorisés à quitter la salle d'examen pendant les quinze dernières minutes de l'épreuve afin de vérifier que leurs copies ont bien été remises.

Il est également interdit aux étudiants de quitter la salle d'examen avant que la moitié du temps imparti ne se soit écoulée depuis le début de l'épreuve.

18. Un comité composé de médecins de l'Hôpital universitaire et de l'Administration médicale examinera avec rigueur et sérieux les demandes d'absence pour raisons médicales soumises dans les délais impartis. Ce comité s'ajoute à celui mis en place à cet effet au sein de la Faculté de médecine.

19. Des commissions d'examen spéciales pour les cas médicaux seront organisées exclusivement à l'Hôpital universitaire. Ces examens concernent uniquement les accouchements, les interventions chirurgicales d'urgence et les affections médicales empêchant l'étudiant de passer l'examen à la Faculté de médecine. Leur mise en place est soumise à l'approbation du Président de l'Université, et les commissions examinant les cas médicaux seront placées sous la supervision directe et permanente du Vice-Président concerné.

20. Les copies d'examen doivent être conservées, dans la mesure du possible, dans la salle de surveillance des examens ou dans un autre lieu visible de l'établissement après leur préparation pour la remise au professeur.

21. Les copies d'examen doivent être remises au professeur immédiatement après l'examen et le jour même. Cette remise doit être consignée par écrit la veille de l'examen.

22. Le responsable du cours doit distribuer les copies aux correcteurs au plus tard le lendemain de l'examen.

23. La correction doit être effectuée dans les délais fixés par l'établissement afin de garantir la publication des résultats dans les meilleurs délais. Les copies des correcteurs qui dépassent le délai imparti seront confisquées. Dans ce cas, le correcteur sera interdit d'enseignement et de participation aux examens de l'année universitaire suivante. Le doyen de la faculté ou de l'institut peut également imposer d'autres sanctions appropriées.

Le doyen fixera la date de publication des résultats d'examen et en informera l'ensemble du corps professoral.

L'administration et les responsables des commissions de correction doivent maintenir un contact régulier avec les correcteurs afin de les inciter à remettre leurs copies avant la date limite fixée par l'établissement.

24. Il est interdit de modifier les notes des copies après leur correction, leur remise à la commission de correction et la levée de leur confidentialité.

Il est également interdit de retirer les copies de la commission de correction après leur correction et leur remise aux responsables.

25. Toute note obtenue par l'étudiant sera ajoutée à sa note finale et prise en compte pour le calcul de sa moyenne.

26. Les étudiants n'ayant pas réglé leurs frais de scolarité sont autorisés à passer l'examen cette année, sous réserve du report de la publication de leurs résultats jusqu'au règlement de leurs frais.

27. Il convient de souligner les points suivants :

a. Il est interdit aux membres du corps professoral, à leurs assistants et au personnel universitaire et collégial de participer aux examens des étudiants avec lesquels ils ont des liens de parenté jusqu'au quatrième degré, que ce soit par le sang ou par alliance. Cette interdiction s'applique à tous les aspects des examens pratiques et oraux, aux travaux dirigés, à la surveillance des épreuves et à toutes les formes de contrôle.

b. Les chefs de département, les vice-doyens et les doyens sont également soumis aux règles énoncées au paragraphe (a). De plus, il leur est interdit de superviser les examens des étudiants avec lesquels ils ont des liens de parenté jusqu'au quatrième degré, de présider les jurys d'examen, de gérer les contrôles, de participer à la constitution des jurys d'examen ou d'approuver les résultats d'examen de ces étudiants.

28. Il est interdit de recourir à du personnel extérieur à l'université pour les tâches liées aux examens. Ces tâches doivent être assurées par les membres du corps professoral du collège concerné. En cas d'effectif insuffisant, des membres du corps professoral d'autres collèges et instituts de l'université peuvent être détachés, ou des membres du corps professoral déjà détachés pour enseigner au collège concerné peuvent être détachés selon les besoins.

29. Un membre du corps professoral ne peut siéger à plus d'un comité de surveillance en dehors de sa faculté. La priorité sera accordée à ceux qui n'ont pas participé au comité de surveillance de leur faculté, celle-ci n'ayant pas besoin de leurs services. 30. Un membre du corps professoral ne peut être affecté aux travaux des comités de surveillance d'une faculté autre que la sienne que si sa faculté a épuisé le nombre requis de membres du corps professoral disposés à contribuer aux travaux d'examen pour constituer des comités de surveillance en son sein.

Quatrième étape : Préparation des examens :

- Un ou plusieurs comités sont constitués pour la préparation et l'organisation des examens. Composés de membres du personnel du service des affaires pédagogiques de l'établissement et d'autres employés, ces comités peuvent inclure des maîtres de conférences et des assistants d'enseignement. Ils établissent les listes des étudiants avec leurs numéros de place, compilent des données statistiques sur le nombre d'étudiants par année et par département, ainsi que sur le nombre d'étudiants inscrits dans chaque matière, à partir des registres d'inscription et des résultats des années précédentes.

- Ils consignent également les noms des étudiants et leurs numéros de place sur les feuilles de présence, qui sont ensuite transmises aux commissions générales de contrôle des examens.

Ces comités déterminent et préparent les salles d'examen, élaborent les calendriers des épreuves pour approbation et publication bien avant le début des examens, et mobilisent le personnel nécessaire aux commissions d'examen (surveillants, assistants, médecins, infirmiers, agents de sécurité, pompiers et personnel de service) et prennent les mesures nécessaires à leur affectation. Ces comités établissent également les feuilles de présence des étudiants présents à l'examen, en indiquant leur numéro de place, et apposent les étiquettes de placement sur les tables d'examen après vérification. Ils traitent et transmettent également aux comités de surveillance généraux (contrôle) les justificatifs d'absence des étudiants.

Cinquième : Procédures d'examen :

- Le doyen de la faculté constitue des comités de surveillance généraux (contrôle) pour chaque année, département ou comité d'examen, selon le cas. Chaque comité est présidé par un professeur ou un maître de conférences. En cas d'insuffisance de professeurs et de maîtres de conférences, un chargé de cours peut présider le comité. Ces comités sont principalement composés de membres du corps professoral, mais des assistants d'enseignement peuvent également y participer. Si le nombre de professeurs disponibles est insuffisant, des assistants d'enseignement d'autres facultés peuvent être sollicités. Chaque comité se voit attribuer un ou plusieurs assistants parmi le personnel du service des affaires pédagogiques de la faculté ou de l'institut.

Les comités de surveillance générale apposent quotidiennement un cachet de date et un cachet codé secret sur les copies d'examen, puis les remettent aux surveillants après leur distribution quotidienne dans les centres d'examen. Ils réceptionnent également les enveloppes contenant les sujets, vérifient l'intégrité des scellés et la confidentialité des épreuves, et les distribuent aux surveillants dans les centres d'examen avant le début de l'épreuve. Les membres des comités de surveillance générale doivent être présents en permanence dans les centres d'examen après leur prise de service afin de superviser le déroulement de l'examen et de s'assurer que les surveillants remplissent correctement leurs fonctions. Les comités de surveillance générale récupèrent ensuite les copies de chaque surveillant au centre de surveillance après les avoir comptées et vérifiées par rapport aux feuilles de présence signées par les étudiants. Ils veillent à ce que les copies soient remises rapidement aux examinateurs, en leur fournissant des instructions écrites, qu'il s'agisse de professeurs de l'établissement, d'examinateurs externes ou de personnes détachées de l'extérieur. Les examinateurs doivent signer les copies dès leur réception et consigner cette information dans un registre prévu à cet effet. Le registre doit comporter l'intitulé de la matière, le nombre de copies, la date de réception, la date prévue de retour après correction et les noms des membres du jury d'examen. Ceci garantit que les copies sont retournées signées par tous les membres du jury. Les commissions de surveillance peuvent veiller à la circulation rapide des copies entre les examinateurs afin d'assurer une correction aussi rapide que possible.

Sixième étape : Phase de suivi :

- Les comités de suivi (contrôle) seront restructurés et composés exclusivement de professeurs de l'établissement ou d'autres établissements. Les chargés de cours, les assistants d'enseignement et les autres membres du personnel ne sont pas autorisés à participer au processus de suivi.

- Les comités de suivi débuteront leurs travaux dès réception d'un nombre suffisant de copies corrigées pour plusieurs matières, ce qui leur permettra d'entamer le processus de suivi.

- Les comités de suivi examineront le total des points pour chaque question et vérifieront sa cohérence avec le total et la note indiqués sur la couverture de la copie. Ils s'assureront également que tous les membres du jury d'examen de chaque matière ont signé la copie.

- Aucun membre du comité ne peut mener seul le suivi ni aucune procédure connexe ; tous les membres du comité doivent y participer collectivement. Une rigueur absolue doit être maintenue tout au long du processus de suivi. Chaque étape, de l'enregistrement initial à la compilation des notes, en passant par la documentation des justifications, l'enregistrement des notes et évaluations des matières réussies et échouées, doit faire l'objet d'un examen final. Ces résultats doivent être comparés avec les résultats des examens précédents.

Les signatures de tous les membres du comité et du président doivent figurer sur chaque feuille de suivi avant son approbation.

Les comités de suivi doivent comptabiliser le nombre d'étudiants ayant passé l'examen, le nombre de réussites (selon la moyenne générale), le nombre d'échecs et le nombre d'étudiants devant repasser l'examen. Ces chiffres sont ensuite convertis en pourcentages et un rapport est rédigé. Ce rapport comprend une analyse statistique des résultats globaux et des résultats par matière, ainsi que les observations du comité.

Les comités de suivi doivent également envisager l'application de règles de clémence ou consigner les décisions prises par les comités d'examen, le cas échéant, et documenter chaque cas individuellement dans la section « Observations » pour chaque étudiant. Les résultats des examens ne sont publiés qu'après validation officielle par le doyen de la faculté pour les années de transfert et par le président de l'université pour les années de fin d'études.

Dès la publication des résultats de fin d'études, le service des affaires académiques de la faculté ou de l'institut prépare les documents nécessaires à l'obtention du décret ministériel attribuant les diplômes, afin que les étudiants puissent recevoir leur attestation de réussite provisoire dans les meilleurs délais.

Parallèlement, les facultés reçoivent les réclamations des étudiants après la publication des résultats et les examinent immédiatement afin de corriger toute erreur matérielle dans les relevés de notes.

Autres règles :

1. Les surveillants étant indispensables au bon déroulement des examens, ils doivent être soigneusement sélectionnés et rencontrés avant le début de l’épreuve afin de recevoir toutes les instructions nécessaires, oralement et par écrit. Toute négligence de leur part pendant l’examen est inacceptable.

En particulier, les surveillants doivent récupérer les cartes d’étudiant auprès des étudiants au début de l’examen, immédiatement après avoir recueilli leur signature de présence, et les leur restituer à la fin de l’épreuve avec leurs copies. L’exactitude des informations inscrites par chaque étudiant sur la couverture de sa copie doit être vérifiée, et les feuilles de signature des étudiants doivent être soigneusement examinées afin de s’assurer que les signatures correspondent bien au numéro de place de l’étudiant.

2. Les feuilles de résultats des épreuves orales et pratiques, ainsi que les relevés de notes des travaux dirigés, signés par tous les membres du jury d’examen, doivent être remis immédiatement après la fin de ces épreuves et avant la saisie des notes des épreuves écrites.

3. Les dispositions de la loi relative à l'organisation des universités et de son règlement d'application concernant les cas de fraude et de perturbation doivent être appliquées.

De plus, les enquêtes concernant les étudiants doivent être menées par un membre du service juridique de l'établissement. 4. La confidentialité absolue doit être maintenue lors de l'impression des sujets d'examen. Cette confidentialité doit être limitée aux membres du jury d'examen de la discipline concernée et à personne d'autre. De même, la confidentialité absolue doit être maintenue pendant l'enregistrement des épreuves, et aucun résultat ne doit être diffusé ou communiqué avant son approbation et sa publication officielles. Pour cette raison, l'accès aux locaux du jury d'enregistrement est strictement interdit à toute personne autre que les membres du jury.