** أولا: الهدف من عمل الآلية:
أن يكون لدي الكلية نظام إداري في التعامل مع شكاوي الطلاب والموظفين واقتراحاتهم يضمن:
1. سرية الشكوي بحيث لا يطلع على اسم المتقدم بالشكوي سوی مختص فتح الصناديق وتجميع الشكاوي والمقترحات من البريد الألكتروني وأعضاء لجنة الشكاوي.
2. عدم حدوث ضررللمتقدم بالشكوي (الطالب -عضو هيئة التدريس او الهيئة المعاونة – اداري)
3. سرعة النظر في الشكوي خلال أسبوع من ارسالها الي الجهه المختصة للرد، علي ان يتم الرد النهائي علي المتقدم بالشكوي خلال اسبوعين من تاريخ الشكوي في ميعاد اجتماع اللجنة وذلك يوم الأربعاء الأول والثالث من كل شهر.
** ثانيا: من يستطيع تقديم الشكاوي والمقترحات؟
1. الطلاب بمختلف فئاتهم الدراسية.
2. أعضاء هيئة التدريس والهيئة المعاونة.
3. الجهاز الإداري والعاملين
** ثالثا: تشكيل لجنة تلقي الشكاوي والبت فيها:
1. ا.د/ عميد الكلية
2. ا.د/ وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب
3. ا.د/ وكيل الكلية لشئون الدراسات العليا والبحوث
4. ا.د/ وكيل الكلية لشئون خدمة المجتمع وتنمية البيئة
5. ا.د/ أستاذ متفرغ بالكلية
6. مديروحدة ضمان الجودة بالكلية
7. مدير الكلية
8. سكرتيرة العميد لشئون الجودة
** رابعا: آلية تلقي الشكاوي: يتم تلقى الشكوى باحدى طريقتين:
1. عن طريق الحساب البريدى المخصص والموجود على موقع الكلية. med.complaints@fayoum.edu.eg
2. عن طريق صناديق الشكاوى.
3. يراعى كتابة بيانات صاحب الشكوى (الإسم - الفرقة - الوظيفة - رقم التليفون – البريدالإلكتروني، رقم البطاقة الشخصية) للتواصل بين اللجنة وصاحب الشكوى.
4. يراعى التأكيد على انه لن يتم النظر الى الشكاوى الكيدية، المحتوية على ألفاظ غير لائقة، أو التى بها اى تحريض على العنف او الفتنة ويتم وضع هذه العبارة على موقع الكلية.
** خامسا: آلية الفحص والرد على الشكوي:
تقوم سكرتيرة الجودة بمكتب العميد بالتالي:
1. تجميع الشكاوى من البريد الألكترونى وصندوق الشكاوي بالكلية كل أسبوع.
2. تسجيل الشكوى في سجل الشكاوى وتفريغ البيانات الواردة بها.
3. وضع رقم مسلسل للشكوي، مع إعطاء كل وثيقة مرفقة بالشكوى نفس رقم الشكوى المسلسل.
4. وفي حالة الشكاوى من مجهول تسجل في سجل خاص ولا يتم إهمالها وإعطاءها رقما مسلسلا يضاف إليه عبارة مجهول ويتم دراستها وللاستفادة ما أمكن من محتوياتها من قبل لجنة الاقتراحات والشكاوى وتحفظ .
5. تقسيم المقترحات والشكاوي إلي اربعة مجموعات رئيسية لتقديمها إلي الجهات المختصة:
- شكاوي الطلاب إلي لجنة شئون الطلاب.
- شكاوي الجهاز الإداري والعاملين إلي لجنة العاملين وعميد الكلية.
- شكاوي أعضاء هيئه التدريس والهيئة المعاونة إلي وكيل الكلية المختص.
- شكاوي أخري.
يقوم أعضاء اللجنة بالآتي:
1. فحص الشكوي ويتم معاملة الشكوى بكل جدية وشفافية وحيادية مع ضمان عدم التأثيرعلى طبيعة العلاقة مع مقدم الشكوى سواء كانت خارجية أو داخلية.
2. مناقشة رد جهة الاختصاص ثم كتابة قرار اللجنة ورفعه الى سيادة عميد الكلية.
3. متابعة تنفيذ القرارات التي اتخذت بشأن الشكوي.
يتم إعلام مقدم الشكوي بالقرارات أو الحلول التي تم التوصل إليها وذلك عن طريق أحد الوسائل التالية :
1. الاتصال الشخصي بصاحب الشكوي مباشرة .
2. عن طريق الانترنت في حالة إمداد اللجنة ببريده الإلكتروني E- mail.
3. عن طريق لوحة خاصة باللجنة في حالة الشكاوي العامة.
- إذا كان صاحب الشكوي لايزال غير راض فينبغي أن يحدد كتابة أسباب عدم رضاه ويرسلها إلي لجنة تلقي الشكاوي عن طريق الصندوق بحيثيات عدم رضاه. وعلى اللجنة أن تناقش اسباب عدم الرضا.
- إذا كانت الشكوي تحتاج لمزيد من الدراسة أو لوحظ تكرارها فيتم عرضها علي اللجان المختصة التابعة لمجلس الكلية مثل لجنة شئون التعليم والطلأب ولجنة الدراسات العليا في ذات الشهر لتتخذ قرارا بشأنها يتم رفعه لمجلس الكلية
